Happy Agency B.V.
(met als handelsnaam: Happy Agency)
als verwerker
Partijen:
[de besloten vennootschap/stichting] [….][V.], statutair gevestigd en kantoorhoudende te (…. ..) [….] aan [….], Kamer van Koophandel nummer [….], in deze vertegenwoordigd door [….], hierna te noemen “Verwerkingsverantwoordelijke”;
en
de besloten vennootschap Happy Agency B.V., statutair gevestigd te Zwolle en kantoorhoudende te Zwolle aan de Burgemeester Roelenweg 11, Kamer van Koophandel nummer 92138519 in deze vertegenwoordigd door Jimmy Musters, hierna te noemen “Verwerker”.
Overwegingen:
Verwerkingsverantwoordelijke heeft met Verwerker een of meer overeenkomsten gesloten tot het leveren van diverse diensten door Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke of zal een dergelijke overeenkomst sluiten. Deze overeenkomst of deze overeenkomsten gezamenlijk wordt of worden hierna als “de Hoofdovereenkomst” aangeduid.
Verwerker zal bij het uitvoeren van de Hoofdovereenkomst gegevens verwerken waarvoor Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is en blijft. Tot die gegevens behoren persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679), hierna de “AVG”.
Partijen willen, gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 AVG, de voorwaarden van de verwerking van deze persoonsgegevens in deze overeenkomst vastleggen.
OVEREENKOMST
Toepassingsgebied
Deze overeenkomst is van toepassing voor zover bij het leveren van de diensten onder de Hoofdovereenkomst een of meer verwerkingen plaatsvinden die zijn opgenomen in Bijlage 1.
De verwerkingen van Bijlage 1 die bij het leveren van de diensten plaatsvinden worden hierna: “de Verwerkingen” De persoonsgegevens die daarbij worden verwerkt: “de Persoonsgegevens”.
Met betrekking tot de Verwerkingen is Verwerkingsverantwoordelijke de verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker de verwerker. De natuurlijke personen die onder de Hoofdovereenkomst feitelijk gebruik maken van de diensten van Verwerker en, eventueel, hun vertegenwoordigers, worden hierna ook als “de Eindgebruikers” aangeduid.
Alle begrippen in deze overeenkomst hebben de betekenis die daar in de AVG aan wordt gegeven.
Indien meer en andere persoonsgegevens in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt of indien anders wordt verwerkt dan in dit artikel omschreven, geldt deze overeenkomst zoveel mogelijk ook voor die verwerkingen.
De bijlagen maken onderdeel uit van deze overeenkomst. Het gaat om:
Bijlage 1 de Verwerkingen, de Persoonsgegevens en de bewaartermijnen;
Bijlage 2 de subverwerkers en categorieën subverwerkers die Verwerkingsverantwoordelijke goedkeurt.
Onderwerp
Verwerkingsverantwoordelijke heeft en houdt volledige zeggenschap over de Persoonsgegevens. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke de Persoonsgegevens niet zelf verwerkt met gebruikmaking van de systemen van Verwerker, verwerkt Verwerker uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke. De Hoofdovereenkomst geldt als een generieke instructie ter zake.
De Verwerkingen geschieden uitsluitend in het kader van de Hoofdovereenkomst. Verwerker verwerkt Persoonsgegevens niet anders dan in de Hoofdovereenkomst voorzien. Met name gebruikt de Verwerker de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden.
Verwerker verricht de Verwerkingen op behoorlijke en zorgvuldige wijze.
Beveiligingsmaatregelen
Verwerker neemt alle technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die op grond van de AVG en in het bijzonder op grond van artikel 32 AVG van haar worden geëist.
Verwerker draagt ervoor zorg dat personen, niet beperkt tot werknemers, die bij Verwerker deelnemen aan de Verwerkingen zijn gebonden aan een geheimhoudingsverplichting ter zake van de Persoonsgegevens.
Datalekken
Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte stellen van iedere “inbreuk in verband met persoonsgegevens” als bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG. Zo’n inbreuk wordt hierna: “Datalek” genoemd.
Verwerker verschaft Verwerkingsverantwoordelijke tijdig alle informatie die zij bezit en die nodig is om aan de verplichtingen uit artikel 33AVG te voldoen. Verwerker verschaft de betreffende informatie overigens zo snel mogelijk in een door Verwerker te bepalen gangbaar formaat.
Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke over een Datalek niet op de hoogte indien het aanstonds duidelijk is dat dat Datalek geen risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Indien er ruimte is voor twijfel daaromtrent, meldt Verwerker het Datalek wel aan de Verwerkingsverantwoordelijke teneinde deze in staat te stellen omtrent een eventuele melding van het Datalek een eigen oordeel te vormen. Verwerker zal álle inbreuken, ook die niet aan de Verwerkingsverantwoordelijke gemeld hoeven te worden, documenteren.
Het is uitsluitend aan Verwerkingsverantwoordelijke te bepalen of een bij Verwerker geconstateerd Datalek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan betreffende betrokkenen. Verwerker kan daarbij desgevraagd tegen het overeengekomen tarief adviseren.
Inschakeling subverwerkers
Verwerker is niet gerechtigd bij de Verwerking een derde als subverwerker in te schakelen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke. Toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke kan ook betrekking hebben op een bepaalde soort derden.
Indien Verwerkingsverantwoordelijke zijn toestemming geeft, draagt Verwerker ervoor zorg dat de betreffende derde een overeenkomst sluit waarin hij zich tenminste houdt aan dezelfde wettelijke verplichtingen als die Verwerker heeft.
Ingeval de toestemming betrekking heeft op een bepaalde soort derden, licht Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke in over de door hem ingeschakelde subverwerkers. Verwerkingsverantwoordelijke kan dan bezwaar maken tegen toevoegingen of vervangingen met betrekking tot de subverwerkers van Verwerker.
Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij toestemming voor het inschakelen van de in Bijlage 2 opgenomen subverwerkers en/of categorieën van subverwerkers.
Geheimhoudingsplicht
Verwerker houdt de Persoonsgegevens geheim. Verwerker draagt ervoor zorg dat de Persoonsgegevens niet direct of indirect ter beschikking komen van derden. Onder derden wordt ook het personeel van Verwerker begrepen voor zover het niet noodzakelijk is dat zij kennis nemen van de Persoonsgegevens. Dit gebod geldt niet indien in deze overeenkomst anders is bepaald en/of voor zover een wettelijk voorschrift of vonnis tot enige bekendmaking verplicht.
Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte stellen van ieder verzoek tot kennisneming, verstrekking of andere vorm van opvragen en mededeling van de Persoonsgegevens, in strijd met de in dit artikel opgenomen geheimhoudingsplicht.
Bewaartermijnen en wissen
Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het bepalen van de bewaartermijnen met betrekking tot de Persoonsgegevens. Voor zover Persoonsgegevens onder controle van de Verwerkingsverantwoordelijke zijn (bijvoorbeeld in het geval van hosting diensten) wist hij die zelf tijdig.
Verwerker zal de Persoonsgegevens binnen zestig dagen na het einde van de Hoofdovereenkomst wissen of, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, aan deze overdragen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen van Verwerker, dan wel indien Verwerkingsverantwoordelijke verzoekt Persoonsgegevens langer te bewaren en Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke over de kosten en overige voorwaarden van dat langere bewaren overeenstemming bereiken, dit laatste onverminderd de verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke de wettelijke bewaartermijnen in acht te nemen. Een eventuele overdracht aan de Verwerkingsverantwoordelijke geschiedt op kosten van de Verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerker zal op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verklaren dat het wissen in het voorgaande lid bedoeld heeft plaatsgevonden. Verwerkingsverantwoordelijke kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of dat inderdaad is gebeurd. Artikel 10 van deze overeenkomst is van toepassing op die controle. Verwerker zal voor zover nodig alle subverwerkers die betrokken zijn bij de verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Hoofdovereenkomst en zal hen instrueren te handelen zoals hierin bepaald is.
Tenzij partijen anders afspreken, draagt Verwerkingsverantwoordelijke zelf zorg voor een back up van de Persoonsgegevens.
Rechten van betrokkenen
Indien Verwerkingsverantwoordelijke zelf toegang heeft tot de Persoonsgegevens voldoet hij zelf aan alle verzoeken van de betrokkenen met betrekking tot de Persoonsgegevens. Verwerker zal eventueel door Verwerker ontvangen verzoeken onverwijld aan Verwerkingsverantwoordelijke doorgeven.
Alleen voor zover het in het voorgaande lid bedoelde niet mogelijk is, zal Verwerker zijn volledige en tijdige medewerking verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke om:
na goedkeuring van en in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke betrokkenen toegang te laten krijgen tot de hun betreffende Persoonsgegevens,
Persoonsgegevens te verwijderen of te corrigeren,
aan te tonen dat Persoonsgegevens verwijderd of gecorrigeerd zijn indien zij incorrect zijn (of, ingeval Verwerkingsverantwoordelijke het er niet mee eens is dat de Persoonsgegevens incorrect zijn, het feit vast te leggen dat de betrokkene zijn Persoonsgegevens als incorrect beschouwt)
de betreffende Persoonsgegevens aan Verwerkingsverantwoordelijke dan wel aan een door de Verwerkingsverantwoordelijke aangewezen derde te verstrekken in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en Verwerkingsverantwoordelijke anderszins in de gelegenheid te stellen om aan zijn verplichtingen onder de AVG of aan andere toepasselijke wetgeving op het gebied van verwerking van de Persoonsgegevens te voldoen.
De kosten van en eisen aan de in het voorgaande lid genoemde medewerking stellen partijen gezamenlijk vast. Zonder een afspraak daaromtrent zijn de kosten voor de Verwerkingsverantwoordelijke.
Aansprakelijkheid
Verwerkingsverantwoordelijke draagt, onder meer, de verantwoordelijkheid en is uit dien hoofde volledig aansprakelijk voor (het gestelde doel van) de Verwerkingen, het gebruik en de inhoud van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan derden, de duur van de opslag van de Persoonsgegevens, de wijze van verwerking en de daartoe gehanteerde middelen.
Verwerker is jegens Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk zoals bepaald in de Hoofdovereenkomst.
Controle
Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de naleving van de bepalingen van deze overeenkomst eenmaal per jaar op eigen kosten te controleren of deze te laten controleren door een onafhankelijke registeraccountant of registerinformaticus.
Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat wordt voldaan aan de verplichtingen in artikel 28 AVG. Indien de door de Verantwoordelijke ingeschakelde derde een instructie geeft die naar mening van de Verwerker inbreuk oplevert op de AVG dan stelt de Verwerker de Verantwoordelijke daarvan onmiddellijk in kennis.
Het onderzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal zich altijd beperken tot de systemen van Verwerker die voor de Verwerkingen worden gebruikt. Verwerkingsverantwoordelijke zal de bij de controle gevonden informatie geheim houden en alleen gebruiken om de naleving door Verwerker van de verplichtingen uit deze overeenkomst te controleren en de informatie of delen daarvan zo snel als kan wissen. Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat eventuele ingeschakelde derden deze verplichtingen ook op zich nemen.
Overige bepalingen
Wijzigingen van deze overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien deze tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen.
Partijen zullen deze overeenkomst aanpassen aan gewijzigde of aangevulde regelgeving, aanvullende instructies van de relevante autoriteiten en voortschrijdend inzicht in de toepassing van de AVG (bijvoorbeeld door, maar niet beperkt tot, jurisprudentie of rapporten), de introductie van standaardbepalingen en/of andere gebeurtenissen of inzichten die een dergelijke aanpassing nodig maken.
Deze overeenkomst duurt zolang de Hoofdovereenkomst duurt. De bepalingen van deze overeenkomst blijven gelden voor zover nodig voor de afwikkeling van deze overeenkomst en voor zover die bedoeld zijn het einde van deze overeenkomst te overleven. Tot die laatste categorie bepalingen behoren onder meer, zonder daartoe te zijn beperkt, de bepalingen omtrent geheimhouding en geschillen.
Op de Verwerkersovereenkomst zijn de algemene voorwaarden van toepassing die gelden ten aanzien van de Hoofdovereenkomst. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst en de van toepassing zijnde algemene voorwaarden dan prevaleren de bepalingen uit de toepasselijke algemene voorwaarden.
Op de Verwerkersovereenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit de Verwerkersovereenkomst worden exclusief beslecht door arbitrage overeenkomstig het Arbitragereglement van de Stichting Geschillenoplossing Automatisering, statutair gevestigd te Den Haag; een ander wijze van geschillenbeslechting anders dan door arbitrage wordt hierbij uitdrukkelijk uitgesloten.
Aldus overeengekomen op [..][datum] en ondertekend
Verwerkingen van persoonsgegevens en bewaartermijnen
Deze bijlage is onderdeel van de Verwerkersovereenkomst en moet door partijen geparafeerd worden.
(I) De Persoonsgegevens die partijen verwachten te verwerken:
Aanhef, naam, adres, woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
Geboortedatum
Geslacht
Gegevens met betrekking tot transacties/donaties/aankoopgeschiedenis/betalingen
Data verkregen uit sociale profielen (Facebook-, twitteraccount etc.)
Anders, namelijk…
(II) Het gebruik (= wijze(n) van verwerking) van de Persoonsgegevens en de doeleinden van en de middelen voor de verwerking:
De persoonsgegevens onder sub I worden uitsluitend verwerkt voor de levering van de dienstverlening zoals omschreven in de hoofdovereenkomst.
De Verwerkingsverantwoordelijke zal de persoonsgegevens ter beschikking stellen aan Verwerker door de software te gebruiken. De software biedt in dit kader de mogelijkheid om via een web-interface gegevens in te voeren die vervolgens via de software door de verwerker worden verwerkt.
Verwerker kan ook in opdracht een databestand van Verwerkingsverantwoordelijke importeren. Dit databestand zal door Verwerkingsverantwoordelijke worden aangeleverd op een door Verwerker gespecificeerde wijze.
Verwerker kan tevens in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke bepaalde gegevens aanpassen. Dergelijke verzoeken zullen per e-mail of telefonisch door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker worden doorgegeven.
De verwerker zal de persoonsgegevens opslaan in een database. Verwerkingsverantwoordelijke kan zelf persoonsgegevens verwijderen binnen de Software.
(III) De gebruiks- en bewaartermijnen van de (verschillende soorten) Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor de levering van de dienstverlening onder de hoofdovereenkomst en facturering daarvan, één en ander in overeenstemming met artikel 7.
Bijlage 2
Subverwerkers/categorieën van subverwerkers
Deze bijlage is onderdeel van de Verwerkersovereenkomst en moet door partijen geparafeerd worden.
In deze bijlage staat een overzicht van de subverwerkers zoals genoemd in art. 5.4 van deze overeenkomst.
Verwerker zal Persoonsgegevens nooit doorgeven, verkopen en/of anderszins verstrekken aan derden, behalve in de volgende gevallen aan de volgende partijen:
Aan derden die noodzakelijke (technische) diensten verlenen aan Verwerker ten behoeve van de werking van de Software. Het gaat daarbij om MailerLite, MailChimp, Hostinger, Vimexx, LinkedIn, Google Ads, Facebook, Amazon Web Services, X, Instagram, TikTok, SnapChat.
Voor het maken van back-ups. Het hele systeem van Verwerker, en dus ook persoonsgegevens, wordt dagelijks geback-upt.
Aan bedrijven die Verwerker (deels) overnemen, waarmee Verwerker fuseert en/of anderszins de rechtsopvolgers van Verwerker zijn.
Aan overheidsinstanties, indien de wet dat vereist en/of uit hoofde van een verzoek en/of bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.
